Co możesz wrzucić w koszty działalności?

Osoby, które prowadzą działalność gospodarczą, chętnie wliczają sobie w koszty różnego rodzaju wydatki na produkty i usługi. Wydatki te można sobie odliczyć od uzyskanych przychodów, dzięki czemu maleje podstawa opodatkowania i, o za tym idzie, mniej pieniędzy trzeba zapłacić w rozliczeniu fiskusowi. Niestety, w tej kwestii przepisy nie są zbyt precyzyjne, co sprawia przedsiębiorcom sporo trudności. Szczególnie problemowe jest rozróżnienie kosztów reklamy i reprezentacji — te pierwsze można sobie odliczyć od uzyskanych przychodów, te drugie natomiast trzeba potraktować jak standardowy wydatek.

Reklama dla masowego odbiorcy

Czym są koszty poniesione na reklamę? Są to wszystkie wydatki związane z poinformowaniem potencjalnych klientów o istnieniu firmy oraz zachęceniem ich do skorzystania z jej usług lub do zakupu produktów. Oprócz standardowych wydatków na reklamę w tej kategorii mieszczą się ulotki, banery, plakaty, ogłoszenia oraz wszelkiego rodzaju gadżety reklamowe, na których znajduje się logo firmy lub inne elementy identyfikacji wizualnej danej marki: kubki, długopisy, breloczki, kalendarze, pendrive'y, a nawet cukierki, rozdawane przede wszystkim na imprezach targowych. Najczęściej są to przedmioty o niewielkiej wartości materialnej, produkowane w ilościach hurtowych i rozdawane setkom, a nawet tysiącom osób. Głównym celem tych gadżetów jest informacja, reklama i kreowanie pozytywnego wizerunku firmy. W ramach odliczania sobie wydatków na reklamę można też odliczyć wydatki poniesione na wynajem stoiska handlowego podczas targów, wystaw czy imprez branżowych.

Reprezentacja dla wybranych

Zupełnie inaczej ma się sprawa w przypadku produktów o wyższej wartości, które rozdaje się nie wszystkim, a jedynie wybranym osobom. Są to, na przykład upominki dla kontrahentów i partnerów biznesowych: aktówki, portfele, eleganckie pióra. Mogą to być też wytworne kolacje czy poczęstunki. Takie działania nie mają już charakteru reklamowego, a ich celem jest zachowanie dobrych relacji z otoczeniem biznesowym. Są to więc koszty reprezentacyjne — każda firma ma zwykle określony mniejszy lub większy budżet na tego rodzaju wydatki. Ustawa o podatku dochodowym wyklucza jednak możliwość odliczenia od przychodu kosztów reprezentacyjnych. Trzeba je więc finansować ze środków firmy. Kosztami reprezentacyjnymi są również wydatki poniesione na wystawne kolacje biznesowe lub inne wyszukane formy podejmowania partnerów handlowych. Jest to z pewnych względów zrozumiałe, że nie można sobie tych kosztów odliczyć od uzyskanych przychodów — gdyby było to możliwe, wszyscy spotykaliby się zawodowo w najlepszych restauracjach, nie zwracając uwagi na koszty.

Gdzie przebiega granica?

Granica między kosztami reklamy a reprezentacji bywa bardzo płynna i w wielu przypadkach niejednoznaczna. Można jednak przyjąć, że główną różnicą jest cena — gadżety reklamowe są zwykle tanie, natomiast koszty, jakie ponosimy na reprezentację są już dość poważna kwotą. Dla przykładu weźmy choćby długopisy. Jeśli zamówimy kilkaset sztuk z logo firmy, kwotę, za jaką je kupimy możemy wliczyć sobie w koszty. Jeśli natomiast kupujemy dobry długopis luksusowej marki, który planujemy podarować kontrahentowi podczas negocjacji biznesowych, trzeba sięgnąć po środki z funduszu reprezentacyjnego. Tego zakupu nie można wliczyć sobie w koszty nawet wtedy, gdy de facto długopis kosztuje mniej niż kilkaset długopisów reklamowych.

Czasem jednak samo kryterium ceny nie wystarczy, by odróżnić reklamę od reprezentacji. Wtedy trzeba każdą sytuację oceniać indywidualnie, biorąc pod uwagę całokształt prowadzonej działalności, rozmiar wydatku oraz jego jednostkową wartość, ilość osób obdarowanych, a także okoliczności wręczania prezentu. Celowe lub niezamierzone wrzucenie kosztów reprezentacji w koszty uzyskania przychodu mogą skończyć się kontrolą z urzędu skarbowego i karą finansową — czasem dużo wyższą niż kwota, jaką firma odpisała sobie od podatku za wydatek na cel reprezentacyjny.
abc