Wdrożenie technologii automatyzacji procesów biznesowych w swojej firmie daje szereg korzyści, od wzrostu produktywności, przez spadek kosztów aż po większą satysfakcję pracowników spowodowaną brakiem potrzeby wykonywania przez nich żmudnych czynności procesowych. Jednak by wdrożenie robotyzacji miało sens, należy na samym początku w bardzo szczegółowy sposób przejść przez każdy, nawet najmniejszy element procesu, by zidentyfikować szansę i ryzyka zautomatyzowania go. Jedną z faz przygotowania do automatyzacji, jest mapowanie procesów biznesowych.
Czym jest mapowanie procesów biznesowych?
By móc dokładnie zaplanować kolejne kroki, które finalnie zaprowadzą przedsiębiorstwo do wdrożenia nowoczesnych technologii RPA, pierwszym wyzwaniem, które stoi przed nami, to stworzenie mapy procesu. Czym dokładnie jest taka mapa? To graficzne przedstawienie ciągu wszystkich pojedynczych operacji, które składają się na cały proces biznesowy. Takie mapowanie powinno zawierać również informacje o konkretnych zależnościach, jakie wpływają na funkcjonowanie tego procesu - z czego on się bierze, dlaczego jest on wykonywany, i jaki jest jego efekt. Takie modelowanie procesu musi iść w parze z ustaleniem wszystkich procedur i niezbędnej dokumentacji. Istnieje kilka najpopularniejszych metod wykonania mapowania procesu. Są to odpowiednio:
• VSM
• Diagramy przepływu
• Diagramy procesu
Szczegółów dotyczących sposobów mapowania procesu możemy szukać na Mindbox.pl.
By móc dokładnie zaplanować kolejne kroki, które finalnie zaprowadzą przedsiębiorstwo do wdrożenia nowoczesnych technologii RPA, pierwszym wyzwaniem, które stoi przed nami, to stworzenie mapy procesu. Czym dokładnie jest taka mapa? To graficzne przedstawienie ciągu wszystkich pojedynczych operacji, które składają się na cały proces biznesowy. Takie mapowanie powinno zawierać również informacje o konkretnych zależnościach, jakie wpływają na funkcjonowanie tego procesu - z czego on się bierze, dlaczego jest on wykonywany, i jaki jest jego efekt. Takie modelowanie procesu musi iść w parze z ustaleniem wszystkich procedur i niezbędnej dokumentacji. Istnieje kilka najpopularniejszych metod wykonania mapowania procesu. Są to odpowiednio:
• VSM
• Diagramy przepływu
• Diagramy procesu
Szczegółów dotyczących sposobów mapowania procesu możemy szukać na Mindbox.pl.
Kiedy mapowanie procesów powinno być wykonywane ?
Istnieje kilka uzasadnionych powodów, dla których wykonanie mapowania procesu jest koniecznością. Kierownictwo firmy nie zawsze jest świadome tego, w jaki sposób krok po kroku wykonywane są pewne czynności, będące sumą procesu biznesowego. Raporty, które cyklicznie trafiają na biurko, pokazują tylko efekt końcowy ukazany pod postacią konkretnych wskaźników: ilościowych czy jakościowych. Jeśli jednak dane wskazują na zauważalne pogorszenie się któregoś ze wskaźników, niezbędna może okazać się interwencja. Wtedy mapowanie procesu stanie się niezbędne, by zidentyfikować rozbieżności, które występują w danym procesie. Mapowanie może też służyć identyfikacji źródeł kosztów lub przestojów w procesie.
Mapowanie procesu stanowi też jeden z początkowych etapów wdrażania procedur standaryzacyjnych oraz automatyzacyjnych, których efektem ma być usprawnienie całego procesu. Jeśli firma planuje wprowadzić technologię RPA do określonych obszarów działalności, mapowanie procesu może w bardzo precyzyjny sposób podpowiedzieć, które elementy idealnie nadają się do zrobotyzowania.
Istnieje kilka uzasadnionych powodów, dla których wykonanie mapowania procesu jest koniecznością. Kierownictwo firmy nie zawsze jest świadome tego, w jaki sposób krok po kroku wykonywane są pewne czynności, będące sumą procesu biznesowego. Raporty, które cyklicznie trafiają na biurko, pokazują tylko efekt końcowy ukazany pod postacią konkretnych wskaźników: ilościowych czy jakościowych. Jeśli jednak dane wskazują na zauważalne pogorszenie się któregoś ze wskaźników, niezbędna może okazać się interwencja. Wtedy mapowanie procesu stanie się niezbędne, by zidentyfikować rozbieżności, które występują w danym procesie. Mapowanie może też służyć identyfikacji źródeł kosztów lub przestojów w procesie.
Mapowanie procesu stanowi też jeden z początkowych etapów wdrażania procedur standaryzacyjnych oraz automatyzacyjnych, których efektem ma być usprawnienie całego procesu. Jeśli firma planuje wprowadzić technologię RPA do określonych obszarów działalności, mapowanie procesu może w bardzo precyzyjny sposób podpowiedzieć, które elementy idealnie nadają się do zrobotyzowania.
Co uzyskamy dzięki modelowaniu procesów biznesowych?
Modelowanie procesów pozwoli uzyskać odpowiedzi na wiele pytań, które nie zawsze są jasne na pierwszy rzut oka. Czego dokładnie dowiemy się o procesie, po wykonaniu solidnego modelowania procesu?
1. Dlaczego ten proces biznesowy jest wykonywany?
2. Jak wygląda wykonywanie pojedynczych zadań i czynności, które składają się na cały proces?
3. Kto jest odpowiedzialny za każde z tych zadań?
4. Jaki jest efekt finalny procesu?
5. Jakiego typu oprogramowanie wspiera proces i które czynności nie mogą obejść się bez wsparcia innych systemów?
6. Które elementy procesu biznesowego nie wymagają osądu pracownika?
Oczywiście odpowiedzi na te i inne pytania możliwe są do uzyskania jedynie, gdy modelowanie procesu było wykonane poprawnie i sumiennie.
Modelowanie procesów pozwoli uzyskać odpowiedzi na wiele pytań, które nie zawsze są jasne na pierwszy rzut oka. Czego dokładnie dowiemy się o procesie, po wykonaniu solidnego modelowania procesu?
1. Dlaczego ten proces biznesowy jest wykonywany?
2. Jak wygląda wykonywanie pojedynczych zadań i czynności, które składają się na cały proces?
3. Kto jest odpowiedzialny za każde z tych zadań?
4. Jaki jest efekt finalny procesu?
5. Jakiego typu oprogramowanie wspiera proces i które czynności nie mogą obejść się bez wsparcia innych systemów?
6. Które elementy procesu biznesowego nie wymagają osądu pracownika?
Oczywiście odpowiedzi na te i inne pytania możliwe są do uzyskania jedynie, gdy modelowanie procesu było wykonane poprawnie i sumiennie.
Kolejne etapy wdrażania automatyzacji w firmie
Mapowanie procesu stanowi dopiero pierwszy etap wdrażania automatyzacji procesów biznesowych w przedsiębiorstwie. Najważniejsze informacje o robotyzacji procesów biznesowych (RPA) dla praktyków I Mindbox wskazują, że kolejnym krokiem jest wybór konkretnych elementów, które mogą zostać poddane robotyzacji. Ten etap należy również poprzedzić analizą biznesową, która wykaże, czy wprowadzenie RPA w danych obszarach będzie stanowiło inwestycję o optymalnym zwrocie. Gdy decyzję zapadną, można przeprowadzić wstępne przygotowanie procesów pod robotyzację i zlecić utworzenie dedykowanego oprogramowania RPA.
Mapowanie procesu stanowi dopiero pierwszy etap wdrażania automatyzacji procesów biznesowych w przedsiębiorstwie. Najważniejsze informacje o robotyzacji procesów biznesowych (RPA) dla praktyków I Mindbox wskazują, że kolejnym krokiem jest wybór konkretnych elementów, które mogą zostać poddane robotyzacji. Ten etap należy również poprzedzić analizą biznesową, która wykaże, czy wprowadzenie RPA w danych obszarach będzie stanowiło inwestycję o optymalnym zwrocie. Gdy decyzję zapadną, można przeprowadzić wstępne przygotowanie procesów pod robotyzację i zlecić utworzenie dedykowanego oprogramowania RPA.
Komentarze (0) pokaż wszystkie komentarze w serwisie
Dodaj komentarz Odśwież
Dodawaj komentarze jako zarejestrowany użytkownik - zaloguj się lub wejdź przez