Co zrobić, gdy kontrahent nie płaci za fakturę?

Krok pierwszy: przypomnienie

Zaskakująco często opóźnienie wynika z banalnych powodów: ktoś przeoczył fakturę, system księgowy zawiódł albo dokument trafił na zły adres e-mail. Dlatego warto działać, zanim termin minie, aby uniknąć niepotrzebnego stresu. Przypomnienia o płatności wcale nie są nachalne – to po prostu dbałość o interesy Twojej firmy, a uczciwi kontrahenci często je doceniają. Wystarczy wysłać krótką, konkretną wiadomość.

Chcesz skorzystać ze wsparcia w tym zakresie? Warto zainteresować się usługą Bezpieczna Faktura BIK. Po zarejestrowaniu faktury w systemie nie musisz osobiście kontaktować się z kontrahentami, by przypominać o płatności. Bezpieczna Faktura BIK podpowie Ci kolejne kroki, a jednocześnie możesz samodzielnie decydować, w którym momencie i jakie komunikaty BIK ma wysłać do Twoich kontrahentów. Wysyłane wiadomości są firmowane logo BIK, co zwiększa ich siłę oddziaływania, a Ty oszczędzasz czas.

Krok drugi: wezwanie do zapłaty, rejestr dłużników

Jeśli termin minął, a przypomnienie nie zadziałało, czas na bardziej stanowcze działanie. Wezwanie do zapłaty stanowi formalny sygnał – sprawa jest przez Ciebie traktowana poważnie. Warto je wysłać jak najszybciej. Takie pismo powinno zawierać:
- dane wierzyciela i dłużnika,
- numer i datę faktury,
- kwotę należności,
- nowy, krótki termin zapłaty,
- informację o możliwych dalszych krokach (np. windykacja, sąd, wpisanie do rejestru dłużników).

Możesz łatwo zlecić wysłanie wezwania spełniającego wszystkie powyższe kryteria za pośrednictwem BIK (po podpisaniu pełnomocnictwa). Gwarantuje to zgodną z prawem i skuteczną formę wezwania. . Dokument możesz też sporządzić samodzielnie i wysłać e-mailem lub listem poleconym.

Dodatkową motywacją bywa wpis do rejestru dłużników. Informacja o zadłużeniu widoczna w bazach, takich jak BIG InfoMonitor, negatywnie wpływa na wiarygodność firmy i jej dostęp do finansowania.

Gdzie zgłosić dłużnika?

Publiczna informacja o tym, że dany kontrahent nie wywiązuje się ze zobowiązań, pomaga nie tylko innym firmom, ale te ż Tobie. Kontrahenci czy inwestorzy mogą przez to rezygnować ze współpracy. Firma traci wizerunek wiarygodnego partnera i pracodawcy. Taki dług może również uniemożliwiać uzyskanie kredytu, leasingu czy najem powierzchni. W związku z tym dalsza działalność dłużnika jest zagrożona. W efekcie często zyskuje on dużą motywację, by spłacić wierzyciela.

Gdzie zgłosić dłużnika? Prostym i skutecznym rozwiązaniem jest dokonanie za pośrednictwem BIK wpisu do Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor. Można tam dodać wierzytelność przeterminowaną o 30 dni. Musi też minąć miesiąc od wysłania wezwania do zapłaty. To jeden z największych rejestrów tego typu w Polsce, sprawdzany przez prywatne podmioty i instytucje. Niejednokrotnie już sama informacja o wpisie do rejestru w razie braku spłaty skutecznie motywuje do uregulowania płatności (według danych BIG InfoMonitor wysyłane przez nich wezwania do zapłaty w 92% przypadków kończą się spłatą w ciągu 30 dni.

Krok trzeci: windykacja

Gdy wezwanie do zapłaty pozostaje bez odpowiedzi, pomocna okazuje się windykacja. Można prowadzić ją samodzielnie albo zlecić wyspecjalizowanej firmie. Zazwyczaj najpierw stosuje się metody polubowne (np. negocjacje, propozycja spłaty w ratach). Firmy windykacyjne pobierają prowizję, ale zazwyczaj jest ona naliczana tylko w przypadku odzyskania należności. Można też sprzedać nieopłaconą fakturę (faktoring), aby od razu odzyskać część jej wartości – czasami jest to bardziej korzystne niż bezowocne motywowanie dłużnika do spłaty.

Krok czwarty: wniesienie sprawy do sądu

Jeśli kontrahent nadal unika płatności, pozostaje droga sądowa. Dzięki temu można uzyskać tytuł wykonawczy i wnieść o wszczęcie egzekucji komorniczej. Komornik może zająć majątek dłużnika, aby zabezpieczyć wierzytelność. To rozwiązanie czasochłonne, ale często jedyne skuteczne przy uporczywych dłużnikach.

Jak zmniejszyć ryzyko problemów z płatnościami?

Chcesz uniknąć długiej windykacji, sądów, wysyłania pism? Kilka prostych zasad potrafi znacząco ograniczyć ryzyko. Aby problemy z płatnościami nie zdominowały Twojej działalności:
- sprawdzaj kontrahentów przed podpisaniem umowy (np. poprzez RaportWeryfikacja Kontrahenta dostępny w BIK),
- ustalaj krótsze terminy płatności,
- stosuj zaliczki lub płatności etapowe,
- opracuj system przypominania o płatnościach (warto korzystać np. z Bezpiecznej Faktury BIK),
- reaguj od razu na pierwsze opóźnienia,
- działaj stanowczo – nie bój się wysyłki wezwania do zapłaty i wpisywania dłużników do rejestru.

Świadome zarządzanie należnościami to wyznacznik dojrzałego podejścia do biznesu. A im szybciej reagujesz, tym większa szansa, że pieniądze trafią na firmowe konto.